Unter einer Kassensoftware wird eine EDV-Lösung verstanden, die dafür zuständig ist, tagesaktuelle Einnahmen zusammenzufassen. Meist wird dieses System direkt mit der Buchhaltung vernetzt, sodass die Tageslosung ohne viel Zutun direkt übertragen werden kann.
In der Gastronomie spielt eine hohe Flexibilität stets eine große Rolle. Die Kunden sollen nicht länger warten müssen, als nötig – und eine entsprechende Software unterstützt dies. Worauf kommt es also genau an?
1. Verschiedene Zugangspunkte verwenden
Da es in einem Lokal stets mehrere Kunden und gleichzeitig auch Kellner gibt, ist es wichtig, dass die Software dazu fähig ist, mehrere Tische einzeln zu verwalten.
2. Das System mit mehreren kabellosen Stationen
Viele Kassensysteme in der Gastronomie basieren mittlerweile auf mehreren kabellosen Geräten, die zumeist über ein Touchpad verfügen. Jeder Kellner besitzt dadurch eine eigene Eingabemöglichkeit, was an den Tischen bestellt wird, die er betreut. Der Vorteil hiervon ist auch, dass durch so ein System das händische Ausrechnen der Endsumme wegfällt. Jeder Kellner kann am Ende seiner Schicht eine eigene Tageslosung ausdrucken.
3. Einzelne, fix installierte Systempunkte
Nach wie vor beherrschen zum Teil fix installierte Systeme Restaurants, Café und andere Dienstleistungsunternehmen der Gastronomie. Eine zentrale Kasse wird von jedem Mitarbeiter angesteuert, um dort einzugeben, welche Speisen und Getränke an einzelnen Tischen konsumiert werden. Hier wird dann auch die Rechnung ausgedruckt, wodurch auch in so einem Fall das händische Ausrechnen vollständig wegfällt. Einzige Ausnahme: Wenn Kunden in separaten Gruppen bezahlen möchten.
Was muss eine Kassensoftware für Gastronomie können?
Es ist wichtig, dass die Kassensoftware dazu imstande ist, eine vollständige Tageslosung auszudrucken, um den Kassensturz entsprechend zu erleichtern. Nicht zwanghaft muss die Software mit einer Kassenlade kombiniert werden, da Kellner meist eine eigene Geldbörse an ihrem Körper mitführen.
Technische Ausstattung
Ist das Kassensystem mit einem zentralen PC verbunden, so wird ein Bildschirm benötigt. Ist dieser mit einer Touchfunktion ausgestattet, so fallen Tastatur und Maus weg, andernfalls besteht auch dafür Bedarf. Zusätzlich dazu muss jedes System mit einem Bondrucker ausgestattet sein.
Mittlerweile gibt es auch die Möglichkeit, All-in-One-Geräte zu kaufen, bei denen kein eigenständiger PC benötigt wird. Der Touchmonitor ist in so einem Fall bereits innerhalb des Gehäuses mit der nötigen Hardware ausgestattet.
Die Software
Unabhängig von der nötigen Hardware gibt es mittlerweile viele unterschiedliche Anbieter solcher Programme. Es gilt hierbei stets den eigenen Bedarf mit dem Angebot zu vergleichen:
- Kann die Software von so vielen Personen genutzt werden, wie Mitarbeiter vorhanden sind?
- Sind genügend Tische programmierbar?
- Wie viel Sortiment weist die Speisekarte auf?
- Kann dies sortiert eingegeben werden? (z.B. sortiert nach Getränken, Speisen, Nachspeisen, …)
- Besteht die Möglichkeit zur separaten Tageslosung?
- Wird die Software mit der Buchhaltung vernetzt? Ist dies nötig bzw. gewünscht?
In der Regel stehen die einzelnen Anbieter auch dafür zur Verfügung, gemeinsam das passende Kassensystem auszuwählen.